Vous êtes gérant majoritaire d’une SARL ou d’une EURL et vous utilisez votre voiture personnelle pour vos déplacements professionnels. La question du remboursement de ces frais par votre société revient systématiquement, souvent accompagnée d’une idée reçue tenace : le barème kilométrique serait interdit aux travailleurs non salariés. La réalité est plus nuancée, et les règles applicables dépendent directement de votre statut et de la forme juridique de votre entreprise.
L’essentiel
- Le gérant majoritaire de SARL est un travailleur non salarié (TNS) imposé selon l’article 62 du Code général des impôts, avec des règles de remboursement de frais spécifiques.
- Le barème kilométrique de l’administration fiscale est autorisé pour les gérants majoritaires de SARL et d’EURL à l’impôt sur les sociétés, car les indemnités kilométriques sont assimilées à des remboursements de frais réels.
- Pour les entreprises individuelles en BIC ou BA, le barème kilométrique est en revanche interdit : seuls les frais réels ou le barème carburant sont admis.
- Chaque déplacement professionnel doit être justifié : date, destination, objet du trajet, kilométrage. Sans justificatif, le remboursement est rejeté et réintégré comme rémunération imposable.
- Le trajet domicile-lieu de travail n’est pas déductible dans les conditions habituelles ; seuls les déplacements à caractère professionnel avéré ouvrent droit au remboursement.
Qui peut bénéficier des frais kilométriques en tant que gérant non salarié ?
La question mérite d’être posée avec précision, car le terme « gérant non salarié » recouvre des réalités juridiques très différentes. Le statut de la société, la part des parts sociales détenues et le régime fiscal applicable à l’entreprise déterminent ensemble les règles de déductibilité des frais de déplacement.
Les statuts éligibles : SARL, EURL et sociétés à l’IS
Le gérant majoritaire d’une SARL soumise à l’impôt sur les sociétés (IS) est le profil le plus courant parmi les travailleurs non salariés. Ses rémunérations sont imposées dans la catégorie des traitements et salaires, selon les règles de l’article 62 du CGI. À ce titre, il bénéficie automatiquement de la déduction forfaitaire de 10 % applicable aux salariés, mais peut y renoncer pour déduire ses frais réels à la place.
L’EURL dont l’associé unique est gérant relève du même régime lorsqu’elle a opté pour l’IS. Les sociétés en commandite par actions (SCA) pour leurs gérants commandités, les sociétés en nom collectif (SNC) et les sociétés en participation ayant opté pour l’IS entrent également dans ce périmètre.
La micro-entreprise, en revanche, obéit à une logique radicalement différente. Le micro-entrepreneur applique un abattement forfaitaire sur son chiffre d’affaires pour déterminer son bénéfice imposable. Aucune déduction de frais réels n’est possible dans ce régime : l’abattement est censé couvrir l’ensemble des charges, y compris les frais de déplacement.
Les conditions de déductibilité des frais réels
Quelle que soit la forme juridique retenue, trois conditions cumulatives s’imposent pour qu’un frais de déplacement soit remboursable par la société :
- La dépense doit être engagée dans l’intérêt direct de la société, et non pour des besoins personnels du gérant.
- Elle doit être justifiée par un document probant : note de frais détaillée, relevé kilométrique, facture de carburant ou d’entretien.
- Elle doit être cohérente avec la nature de l’activité exercée par la société.
Ces conditions ne sont pas de pure forme. L’URSSAF et la Direction générale des finances publiques (DGFiP) vérifient leur respect lors des contrôles. Un remboursement qui ne satisfait pas à ces critères est requalifié en complément de rémunération, soumis à cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu.
Gérant majoritaire et gérant minoritaire : quelles différences ?
La distinction est fondamentale et conditionne l’ensemble du traitement fiscal des frais.
Le gérant majoritaire détient, seul ou avec d’autres gérants, plus de 50 % des parts sociales de la SARL. Il est assujetti au régime des TNS sur le plan social, et ses rémunérations relèvent de l’article 62 du CGI sur le plan fiscal. Pour lui, seuls les frais réels et justifiés sont remboursables. Les allocations forfaitaires, non liées à des dépenses réelles documentées, sont réintégrées dans sa rémunération imposable.
Le gérant minoritaire ou égalitaire est assimilé salarié au regard du droit social. Il relève du régime général de la Sécurité sociale et bénéficie de règles de remboursement de frais plus souples, proches de celles applicables aux salariés. Des allocations forfaitaires exonérées sont possibles sous certaines conditions fixées par l’URSSAF.
Le barème kilométrique est-il autorisé pour les gérants non salariés ?
C’est la question qui génère le plus de confusion, alimentée par des informations contradictoires circulant sur les forums et dans certaines vidéos de vulgarisation. La réponse exacte dépend du régime fiscal applicable à votre entreprise.
Pourquoi le barème forfaitaire pose question pour les TNS ?
Le barème kilométrique publié chaque année par l’administration fiscale est, par nature, un outil forfaitaire : il estime un coût au kilomètre en fonction de la puissance fiscale du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus, sans exiger la production de chaque facture de carburant ou d’entretien. Or, pour les gérants majoritaires, la règle de principe est celle des frais réels et justifiés. Cette tension apparente explique la confusion.
La doctrine administrative, consultable dans le BOFIP (Bulletin officiel des finances publiques), clarifie pourtant la situation. Selon la doctrine administrative (BOFIP), les indemnités kilométriques allouées aux dirigeants pour l’utilisation de leur véhicule personnel à des fins professionnelles sont considérées comme des remboursements de frais réels, à condition qu’elles soient calculées en fonction du nombre exact de kilomètres parcourus et que le taux appliqué ne dépasse pas le tarif publié annuellement par l’administration. Cette qualification permet leur déduction.
Les cas où le barème est interdit ?
L’interdiction du barème kilométrique s’applique aux entreprises individuelles soumises aux BIC (bénéfices industriels et commerciaux) ou aux BA (bénéfices agricoles). Pour ces structures, le véhicule utilisé à titre professionnel doit idéalement être inscrit à l’actif de l’entreprise, ou les frais réels doivent être calculés et documentés de façon exhaustive. Le barème carburant reste accessible, mais il ne couvre que le poste carburant, sans intégrer les autres charges liées au véhicule.
Pour les entreprises individuelles en BNC (bénéfices non commerciaux), le barème kilométrique est en revanche expressément prévu : il figure dans la déclaration 2035 et peut être utilisé sans restriction particulière.
Frais réels : la méthode de référence pour les gérants majoritaires
Pour un gérant majoritaire de SARL à l’IS, deux approches sont donc légalement valides :
- L’application du barème kilométrique, à condition de documenter précisément le nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel et de ne pas dépasser les tarifs officiels.
- Le calcul des frais réels, qui consiste à recenser l’ensemble des charges liées au véhicule (carburant, assurance, entretien, réparations, pneumatiques, contrôle technique, dépréciation) et à en appliquer la quote-part professionnelle.
La seconde méthode est plus exigeante en documentation, mais peut s’avérer plus avantageuse selon le profil d’utilisation du véhicule. Un gérant qui parcourt 30 000 kilomètres par an avec un véhicule récent de forte cylindrée aura souvent intérêt à calculer ses frais réels plutôt qu’à appliquer le barème.
Comment calculer et justifier vos frais kilométriques réels ?
Que vous optiez pour le barème kilométrique ou pour les frais réels, la rigueur documentaire est identique : sans justificatifs solides, le remboursement ne tient pas face à un contrôle.
Les éléments à documenter pour chaque déplacement
Pour chaque trajet professionnel, la note de frais doit mentionner :
- La date du déplacement
- Le lieu de départ et la destination
- L’objet professionnel du trajet (nom du client visité, réunion, chantier, etc.)
- Le kilométrage aller-retour
- Le véhicule utilisé (immatriculation, puissance fiscale)
Ces informations permettent de reconstituer le kilométrage professionnel annuel et de le rapprocher du relevé du compteur kilométrique. Une facture d’entretien mentionnant le kilométrage au moment de l’intervention constitue un justificatif complémentaire précieux pour corroborer les chiffres déclarés.
Méthode de calcul : barème versus frais réels
Prenons un exemple concret pour illustrer la différence entre les deux méthodes.
Un gérant de SARL utilise un véhicule de 6 chevaux fiscaux et parcourt 12 000 kilomètres professionnels dans l’année. En appliquant le barème kilométrique en vigueur, la tranche applicable entre 5 001 et 20 000 kilomètres permet de calculer le montant du remboursement selon la formule officielle publiée par l’administration fiscale. Ce montant est directement déductible du résultat de la société sans avoir à produire chaque facture de carburant.
Avec la méthode des frais réels, ce même gérant devra rassembler toutes les charges annuelles liées au véhicule : carburant, assurance, entretien et réparations, pneumatiques, contrôle technique, et la dépréciation estimée. Si le véhicule est utilisé à 60 % à titre professionnel, 60 % de ces charges totales sont déductibles. Cette méthode exige un suivi comptable rigoureux, mais elle reflète fidèlement le coût réel supporté.
Le carnet de route : outil indispensable
Le carnet de route n’est pas une obligation légale formelle, mais il est fortement recommandé par les experts-comptables et systématiquement demandé lors des contrôles URSSAF et fiscaux. Il peut prendre la forme d’un fichier tableur, d’une application mobile dédiée ou d’un registre papier tenu au jour le jour.
Son contenu reprend les éléments cités ci-dessus pour chaque déplacement. À la fin de l’exercice, il permet de calculer facilement le kilométrage professionnel total, le pourcentage d’utilisation professionnelle du véhicule, et d’établir la note de frais annuelle récapitulative. Un carnet de route bien tenu est la meilleure protection en cas de contrôle : il démontre la réalité et le caractère professionnel des déplacements déclarés.
Quels trajets professionnels sont déductibles ?
Tous les déplacements effectués avec un véhicule personnel ne sont pas remboursables par la société. La nature du trajet détermine son caractère déductible.
Le trajet domicile-lieu de travail : une règle de non-déductibilité de principe
C’est le point qui surprend le plus souvent les gérants. Le trajet entre le domicile et le siège social de la société n’est pas déductible dans les conditions habituelles. L’administration fiscale considère ce déplacement comme relevant de la vie personnelle du dirigeant, au même titre que pour un salarié.
Des exceptions existent, mais elles sont encadrées. Si le gérant est contraint de se déplacer à une heure inhabituelle pour des raisons liées à l’activité (absence de transports en commun à l’heure de prise de poste, par exemple), ou si la distance entre le domicile et le lieu de travail est particulièrement importante pour des raisons professionnelles justifiées, une déduction partielle peut être admise. Ces cas restent marginaux et doivent être documentés avec soin.
Les déplacements professionnels déductibles
Sont déductibles sans ambiguïté les trajets effectués dans le cadre direct de l’activité sociale :
- Visites de clients, prospects ou fournisseurs
- Déplacements vers des chantiers ou sites d’intervention
- Réunions avec des partenaires, banquiers ou conseils (expert-comptable, avocat)
- Déplacements vers des salons professionnels ou formations liées à l’activité
- Trajets entre plusieurs établissements ou sites de la société
Pour chacun de ces trajets, l’objet professionnel doit être explicitement mentionné dans la note de frais. « Visite client » ne suffit pas : le nom du client, l’adresse visitée et l’objet de la réunion doivent figurer dans le document.
Les trajets mixtes : comment les traiter ?
Un trajet mixte combine une partie professionnelle et une partie personnelle. Par exemple, un gérant qui se rend chez un client en passant par son domicile, puis continue vers une destination personnelle. Dans ce cas, seule la partie strictement professionnelle du trajet est déductible.
La méthode la plus sûre consiste à calculer le kilométrage de la portion professionnelle en comparant les distances réelles (domicile vers client, client vers destination finale) et à ne retenir que la distance qui aurait été parcourue dans un trajet purement professionnel. Toute approximation dans ce calcul expose au risque de redressement.
Déclaration et déduction des frais kilométriques
Une fois les frais calculés et justifiés, leur traitement comptable et fiscal dépend de la manière dont ils sont pris en charge : remboursement par la société ou déduction personnelle par le gérant dans sa déclaration de revenus.
Remboursement par la société ou déduction personnelle
Deux scénarios distincts existent, avec des implications fiscales différentes.
Dans le premier scénario, la société rembourse directement les frais au gérant sur présentation de notes de frais. Ce remboursement est comptabilisé comme une charge déductible pour la société, ce qui réduit son résultat imposable à l’IS. Pour le gérant, ce remboursement ne constitue pas un revenu imposable, à condition que les frais soient réels et justifiés. Si les conditions ne sont pas réunies, le remboursement est requalifié en complément de rémunération et doit être ajouté aux rubriques 1GB à 1JB de la déclaration de revenus.
Dans le second scénario, le gérant ne se fait pas rembourser par la société et déduit ses frais directement dans sa déclaration de revenus personnelle, en renonçant à la déduction forfaitaire de 10 %. Cette option est pertinente lorsque le montant des frais réels dépasse 10 % de la rémunération perçue. Un gérant percevant 60 000 € de rémunération annuelle bénéficie automatiquement d’une déduction forfaitaire de 6 000 €. Si ses frais réels documentés atteignent 9 000 €, l’option pour les frais réels lui procure 3 000 € de déduction supplémentaire.
La déclaration sociale des frais réels
Sur le plan social, les frais professionnels remboursés par la société au gérant majoritaire TNS ne sont pas soumis à cotisations sociales, à condition qu’ils correspondent à des dépenses réelles engagées dans l’intérêt de la société. La déclaration sociale s’effectue en reportant les montants dans les rubriques dédiées de la déclaration de revenus et de cotisations sociales, ce qui permet leur déduction de l’assiette des cotisations.
Cette règle est stricte : toute indemnité forfaitaire versée à un gérant majoritaire, non justifiée par des dépenses réelles, est réintégrée dans l’assiette des cotisations sociales. L’URSSAF est particulièrement vigilante sur ce point lors de ses contrôles.
Justificatifs à conserver en cas de contrôle
Le délai de prescription fiscale est de trois ans en matière d’impôt sur les sociétés et d’impôt sur le revenu. Pour les cotisations sociales, l’URSSAF peut contrôler les trois années précédentes. Tous les justificatifs liés aux frais de déplacement doivent être conservés pendant au moins cinq ans pour couvrir l’ensemble des risques de contrôle.
Les documents à archiver comprennent : le carnet de route ou relevé kilométrique annuel, les notes de frais signées, les factures d’entretien et de réparation du véhicule (qui attestent du kilométrage réel), les factures de carburant si vous optez pour les frais réels, et le certificat d’immatriculation du véhicule. Un classement rigoureux par exercice comptable facilite considérablement la réponse à une demande de justificatifs de l’administration.
Si vous avez un doute sur le traitement fiscal ou social de vos frais de déplacement, un expert-comptable peut analyser votre situation précise et vous aider à optimiser votre mode de remboursement en toute conformité. Les règles sont suffisamment techniques pour que cette vérification soit systématiquement utile, en particulier lors de la création de la société ou d’un changement de régime fiscal.